Lễ tân văn phòng là gì? Kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng

Lễ tân có vai trò vô cùng quan trọng và được coi là bộ mặt của công ty vì đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.  Chính vì vậy bộ phận đòi hỏi nhân sự cần phải thật tinh tế, khéo léo và linh hoạt để tạo ấn tượng tốt với đối tác. Vậy lễ tân văn phòng là gì? Cần những kỹ năng nào để có thể hoàn thành tốt công việc? Hãy cùng theo dõi thông tin dưới đây nhé!

Lê tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng – văn thư có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của doanh nghiệp, vị trí này hỗ trợ công việc hành chính như đón tiếp khách hàng, tiếp nhận cuộc gọi đến công ty, hay nhận thư từ….

Xem thêm: Từ A-Z cách viết CV xin việc lễ tân văn phòng, vừa gửi được đi làm ngay

Mô tả công việc của một nhân viên lễ tân văn phòng

Công việc của một nhân viên lễ tân văn phòng cuh thể như sau:

• Đón tiếp khách hàng đến làm việc tại công ty
• Hướng dẫn khách tham quan văn phòng giới thiệu các phòng ban tại doanh nghiệp
• Trực điện thoại, tiếp nhận cuộc gọi đến và đi của công ty
• Bố trí sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ dụng cụ văn phòng phẩm cho từng phòng ban
• Trả lời Mail, và cung cấp thông tin chính xác, cần thiết đến khách hàng của doanh nghiệp
• Tiếp nhận và phân loại thư hàng ngày của từng phòng ban
• Theo dõi  và tuân thủ, kiểm soát người ra vào công ty, quản lýt sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
• Sắp xếp và bố trí lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty
• Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết
• Thường xuyên cập nhật các chi phí phát sinh trong văn phòng

Xem thêm: [CHIA SẺ] Bí quyết 3-4 giúp spa tuyển dụng lễ tân thành công

Các kỹ năng cơ bản của vị trí nhân viên lễ tân văn phòng

• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng:  Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs….
• Biết sử dụng cá c thiết bị văn phòng như: máy fax, máy in,… photo…
• Ngoại hình ưa nhìn
• Biết xử lý tốt các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc
• Quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu
• Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt

Trên đây là thông tin lễ tân văn phòng là gì? Nếu bạn thật sự yêu thích công việc này, hãy luôn phần đấu hoàn thành tốt  công việc của mình để có cơ hội trải nghiệm và phát triển nên vị trí cao hơn trong sự nghiệp